Odoo pour une fondation recevant des dons
Odoo pour une fondation : suivre les dons et leur affectation
Une promesse de don, un versement reçu et une ressource affectée à un projet ne représentent pas le même état. Préparer Odoo consiste à rendre ces distinctions lisibles pour l’équipe, tout en protégeant les données des donateurs et les décisions internes.
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Identifier les relations et les événements
Définissez personnes, organisations, contacts et liens utiles au suivi. Précisez ce qui constitue une promesse, une demande de versement et un encaissement confirmé. Un contact commun à plusieurs structures ne doit pas conduire à fusionner leurs engagements sans décision.
Choisissez aussi les informations nécessaires aux communications et les préférences à respecter. La reprise de l’ancien fichier doit préserver les liens utiles et appliquer les règles d’accès et de conservation retenues.
Relier les ressources aux actions
| Situation | Question à résoudre |
|---|---|
| Versement sans référence suffisante | Qui rapproche le donateur et l’engagement ? |
| Don lié à un projet | Quelle affectation est convenue et qui peut la modifier ? |
| Montant reçu différent de la promesse | Quel solde reste attendu et qui examine l’écart ? |
| Projet modifié ou interrompu | Quelle décision autorise le devenir des ressources ? |
| Document corrigé | Quelle version et quelle justification conserver ? |
Le traitement fiscal, l’éligibilité à des reçus et les règles comptables doivent être définis avec les responsables compétents. Le projet traduit ensuite les décisions en contrôles et documents, sans déduire une éligibilité de la seule réception d’un paiement.
Préparer la séparation des rôles
Distinguez les personnes qui entretiennent la relation, rapprochent les encaissements et autorisent l’affectation ou les documents. Testez ce que chacun peut consulter et modifier avec des comptes distincts.
Précisez les indicateurs utiles : promesses en attente, fonds reçus, ressources affectées et dépenses réalisées. Chaque montant doit avoir une définition et une origine retrouvable, notamment lorsqu’un projet est financé par plusieurs sources.
Tester un dossier comportant une correction
Suivez une promesse, deux versements et une affectation. Introduisez un paiement mal rapproché puis une modification autorisée. Vérifiez les traces, les documents et la lecture des montants après correction.
Alvesta présente un déploiement Odoo pour la Fondation Féron-Vrau, comprenant un périmètre de finance et de dons. Ce fait ne décrit pas les règles fiscales ou toutes les fonctions de notre grille.
Faut-il relier un outil de collecte en ligne ?
Définissez les paiements, identifiants et confirmations à recevoir, ainsi que les doublons et remboursements à traiter. La liaison doit conserver un moyen de rapprochement entre collecte et gestion.
Pour préparer les hypothèses de dates, consultez le suivi prévisionnel de trésorerie.