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Faire signer un contrat avec Odoo : de la version approuvée au dossier complet
Le contrat est signé, mais une annexe n’est pas la bonne. Ou le commercial a envoyé une nouvelle version pendant que l’ancienne circulait encore. Avant de choisir un outil de signature autour d’Odoo, organisez le passage entre document préparé, document autorisé à l’envoi et accord terminé.
Séparer validation interne et signature
Une personne peut préparer le dossier sans être autorisée à engager l’entreprise. Définissez qui vérifie les conditions, qui autorise l’envoi et qui doit signer. L’accord d’un responsable dans un commentaire n’est pas nécessairement la validation attendue dans votre procédure.
Choisissez un premier type de contrat et rassemblez ses pièces : document principal, annexes et informations nécessaires aux signataires. Chaque pièce doit appartenir à une version identifiable. Un modèle peut accélérer la préparation, mais une modification du modèle ne doit pas rendre incompréhensible un dossier déjà envoyé.
Définir les décisions avant de choisir l’écran
| Question | Décision à rendre explicite |
|---|---|
| Quel document peut partir ? | Version contrôlée et annexes retenues |
| Qui signe ? | Personnes, rôles et vérification des coordonnées |
| Dans quel ordre ? | Signature simultanée ou séquence imposée par le processus |
| Que faire si le contenu change ? | Arrêt de l’ancien parcours et préparation d’une nouvelle version |
| Qui est informé à la fin ? | Équipe chargée de poursuivre le travail |
Faites définir les exigences de signature et de conservation applicables à vos documents par les responsables compétents. Le choix informatique doit répondre à ces exigences ; une mention « signé » dans un écran ne suffit pas à les établir.
Comparer un parcours dans Odoo et un outil conservé
La documentation Odoo 19 décrit la préparation de demandes dans Sign, avec plusieurs signataires, un ordre éventuel, des dates de validité et des rappels. Ce sont des fonctions à examiner sur votre environnement, pas une description de tous les types de signature ni de toutes les installations Odoo.
Si vous conservez un service extérieur, décrivez plutôt ce qui doit passer entre les systèmes : référence du dossier, destinataires, état de la demande et documents terminés. Pour une petite équipe, une étape manuelle contrôlée peut aussi constituer un premier lot : le responsable doit alors savoir où classer le résultat et quand poursuivre les opérations.
Prévoir le dossier qui ne se termine pas normalement
Une adresse erronée, un signataire absent ou une renégociation ne doivent pas être traités comme un succès silencieux. Précisez qui peut corriger le parcours, ce que voient les autres participants et comment l’équipe distingue une ancienne demande d’une demande encore active.
Décidez également de la suite : préparation d’une commande, démarrage d’une mission ou simple classement. Une notification reçue ne doit pas déclencher une opération irréversible sans les contrôles retenus. Le document terminé et ses annexes doivent rester reliés au bon client et à la bonne affaire, avec des droits adaptés.
Faire une répétition avec une version remplacée
Préparez un contrat de test et deux signataires. Remplacez une annexe avant l’envoi, puis demandez une modification après le début du parcours. Vérifiez la procédure prévue pour interrompre et remplacer la demande, les notifications et la version finale retrouvée par l’équipe. Couvrez aussi expiration et refus selon les possibilités de la solution envisagée.
Pour le classement des pièces, consultez aussi Odoo et Alfresco. Décrivez votre circuit actuel et les étapes qui se perdent entre équipes : nous vous aidons à trouver un intégrateur pour organiser ce parcours de signature.